Secretária de Administração, Luciana Massucatti, afirmou que o novo software vai desburocratizar e agilizar o andamento dos processos na Prefeitura de São Mateus – Foto: Divulgação/PMSM

Pastas e mais pastas, pilhas de papéis, salas entupidas de arquivos... é uma visão comum em órgãos públicos, em que todos os processos têm que ser documentados e obedecem a uma série de trâmites burocráticos, estabelecidos por leis, que geram muito, muito papel. Contudo, por determinação do prefeito Daniel Santana, isso vai ser coisa do passado na Prefeitura de São Mateus.  E essa revolução já tem data para acontecer: será a partir da segunda semana deste mês de agosto.

O software, com o novo sistema de Protocolo, já está instalado e funcionando em modo experimental. Foram ministrados treinamentos aos funcionários que utilizarão o sistema e todas as secretarias já podem “conversar” entre si exclusivamente por meio eletrônico. O Sistema de Processo Eletrônico São Mateus (SPESM), como é chamada a plataforma, chegou como uma poderosa ferramenta de desburocratização, controle e economia para o município.

O Sistema garante que os trâmites ocorrerão pelos setores corretos, nos momentos corretos e garantem não só agilidade, mas também dispensam o deslocamento e as visitas presenciais aos órgãos da administração municipal. Também permite que o cidadão acompanhe seus processos por um portal próprio e direcionado e o empreendedor receba e se inteire das ações dos processos de sua empresa de forma simples e desburocratizada.

Além da eficiência e agilidade, outro objetivo é a economia: o custo do processo em suporte eletrônico é em torno de dez vezes menor do que um processo em suporte papel.

Migração para o meio digital

Foi um longo caminho, que começou em março de 2019, ainda no primeiro mandato da gestão de Daniel Santana. O primeiro passo foi a contratação de um fornecedor que oferecesse uma plataforma – software de controle – mais avançada, passou pela adequação da rede e digitalização de todos documentos, referentes a atos administrativos, decretos e afins, e já está na fase da emissão dos certificados digitais para os operadores do sistema, o que possibilita tornar os processos totalmente eletrônicos, da abertura ao arquivamento.

O usuário preenche os dados e, ao invés de imprimir, clica em “Protocolizar”. O processo já nasce eletrônico, e o sistema permite acompanhamento e controle de fluxo em tempo real, inclusive com avisos quanto a prazos. A assinatura pode ser de duas formas: por certificado digital ou por login e senha, o que torna o atendimento inclusivo, permitindo o acesso de usuários externos.

“São Mateus está prestes a ocupar a vanguarda digital no Espírito Santo”, afirma a secretária municipal de Administração, Luciana Massucatti. “Tudo está se informatizando, a tendência de modernização é irreversível, como se pode ver no Judiciário, por exemplo. Lá, dá inicial à sentença, já é tudo eletrônico. E entre os executivos municipais, nós saímos na frente: apenas cerca de cinco municípios, em todo o Estado, oferecem sistema de Protocolo cem por cento digital”.

Atendimento garantido para todos os usuários

Nem todos os usuários dos serviços públicos têm acesso à Internet ou utilizam meios eletrônicos para resolver operações mais complexas. Esse grupo continuará tendo à sua disposição o Protocolo Físico, no tradicional sistema de guichê, onde será atendido normalmente. A única diferença é que os processos só serão impressos, no todo ou em parte, em caso de solicitação do usuário e para o usuário. A “cópia” da Prefeitura será 100% eletrônica.

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